Jugendfreizeit planen – aber wie?! Ein Leitfaden für Jugendleiter

Da saß ich. In der Notaufnahme.
Neben mir ein Mädchen mit starken Schmerzen.
Die Mutter am Handy, fast durchgehend, weil ich jeden einzelnen Schritt mit ihr abklären musste. Ich war so dankbar, dass sie erreichbar war. Denn der Anmeldezettel half uns kaum weiter. Keine Gesundheitsinfos, keine klare Regelung, was wir in so einem Fall tun dürfen.

Ich war einfach als Unterstützung mitgefahren. Aber plötzlich trug ich Verantwortung. Und ich merkte: Wir waren nicht gut vorbereitet. Nicht aus Nachlässigkeit. Sondern, weil man manches erst merkt, wenn es ernst wird.

Nach dieser Aktion war mir eins klar: Das möchte ich so nicht noch einmal.
Seitdem durfte ich selbst einiges dazu lernen und dabei unterstützen, dass Mitarbeiter besser vorbereitet und handlungsfähig sind.

Aber, das ist leichter gesagt als getan. Denn mittlerweile ist der ganze Planungsprozess ein Balanceakt, zwischen deutschem Recht und gesundem Menschenverstand; zwischen Schutzkonzept und Zettelwirtschaft; zwischen Sorgfalt und dem Wunsch, einfach mit Jugendlichen unterwegs zu sein.

Und damit du nicht erst im Krankenhaus merkst, was bei der Anmeldung für die Freizeit gefehlt hat oder vor lauter Paragrafen deine Vision für die Freizeit verlierst, erhältst du diesen Leitfaden. Damit du mit deinem Team vorbereitet bist und vor allem, damit Kinder und Jugendliche eine Zeit erleben, die sie nie vergessen, weil sie sich gesehen fühlen, eine unglaublich gute Gemeinschaft erleben und hoffentlich Jesus begegnen, in einem »Safe Space«.

Was dir auf dem Weg hilft

Wenn du eine Freizeit leitest, bist du nicht nur Animateur, auch wenn du dich manchmal so fühlst. Du bist mitverantwortlich für die geistliche Ausrichtung, die Organisation und den rechtlichen Rahmen. Und damit unterwegs nicht alles durcheinander gerät, braucht es Klarheit, Vorbereitung und Struktur.

Folgendes Bild kann das Ganze greifbarer machen: Eine Freizeit ist wie eine Bergtour. Du brichst mit einer Gruppe auf und übernimmst Verantwortung dafür, dass alle sicher ankommen. Du kennst nicht jede Etappe im Voraus, aber du bereitest dich gut vor.

Was brauchst du dafür?

• Deinen geistlichen Kompass: Das ist deine geistliche Haltung, deine Beziehung zu Jesus, dein Bewusstsein, dass Jesus vor dir hergeht und deine Aufgaben für dich vorbereitet. Er ist dein Leiter! Puh. Wie gut, dass er das ist und du ihm nachfolgen darfst.
• Deine Absicherung am Klettersteig: Die Absicherung steht für Verantwortung. Sie betrifft dich als Leitung, aber auch dein Team, den Träger, die Erziehungsberechtigten und ja, sogar die Teilnehmer selbst. Verantwortung schützt dich und andere, verbindet euch als Gruppe und hilft, im richtigen Moment Halt zu geben oder Hilfe zu holen.
• Die richtige Ausrüstung: Das ist deine konkrete Planung, von Ausschreibung und Zusammensetzung deines Teams über Schutz und Notfallplanung bis zu Hygiene, Datenschutz, Versicherung und Programm.

Dein geistlicher Kompass

Freizeiten sind mehr als Programm und Gemeinschaft, sie sind geistliche Räume.
Was du glaubst, wie du betest, wie du lebst, wirkt sich auf die Freizeit aus. Deine Haltung prägt die Atmosphäre.

Wenn du geistlich nicht verankert bist, wirst du in der Planung früher oder später hin und her geworfen. Denn Freizeiten fordern dich heraus: körperlich, emotional und geistlich. Was dich dann wirklich trägt, ist nicht deine Erfahrung, nicht deine To-do-Liste und nicht einmal dein Team, sondern deine Beziehung zu Jesus.
Sie ist das Fundament.

Dein Kompass zeigt dir nicht jeden Schritt, aber er zeigt dir die Richtung. Nicht alles ist planbar. Aber du kannst vorbereitet sein. Im Herzen. Im Gebet. In deiner Haltung. Und du trägst diese Vorbereitung nicht nur für dich selbst. Du trägst auch Verantwortung dafür, wie dein Team geistlich unterwegs ist. Ob ihr gemeinsam auf Jesus ausgerichtet seid. Ob Raum da ist für geistliche Wachsamkeit, Ermutigung, gemeinsamer Kampf im Gebet.

Denn geistlich gesehen ist eine Freizeit kein neutraler Raum.
Es ist ein Vorstoß ins feindliche Gebiet. Es ist ein geistliches Manöver.
Und ich sag’s dir ganz ehrlich: Das passt dem Feind gar nicht.

Deshalb:

• Betet als Team gemeinsam, nicht erst auf der Freizeit, sondern vorher.
• Fragt Jesus, was er mit dieser Zeit vorhat.
• Rechnet damit, dass Angriffe kommen, aber auch, dass Jesus stärker ist.
• Legt nicht nur die Teilnehmer in seine Hand, sondern auch euch selbst.

Dein geistlicher Kompass ist nicht das Sahnehäubchen auf einer durchgeplanten Freizeit. Er ist das, was dich auf Kurs hält, wenn der Nebel kommt, wenn der Weg steil wird, wenn du dich verlierst.

Deine Absicherung am Klettersteig – Verantwortung klären

Bevor du mit deinem Team das Freizeitmotto brainstormst oder die Kanutour planst, braucht ihr ein solides Sicherungssystem wie am Klettersteig. Wer steigt mit wem los? Sind alle gesichert? Und was passiert, wenn jemand abrutscht?

Ganz praktisch heißt das: Klär von Anfang an, wer die Verantwortung trägt und wofür.

Wer ist der Träger der Freizeit?

Das klingt trocken, ist aber entscheidend:

• Wird die Freizeit von einem Verein, einem Jugendwerk, deiner Kirchengemeinde oder privat organisiert?
• Wer steht rechtlich und organisatorisch hinter der Veranstaltung?

Detaillierte Infos findest du unter »Versicherung & Haftung«.

Gilt das Pauschalreiserecht?

In fast allen Fällen, ja. Sobald du mindestens zwei Leistungen (z. B. Unterkunft + Verpflegung oder Programm) zu einem Gesamtpreis anbietest, fällt eure Freizeit unter das Pauschalreiserecht.

Das bedeutet:

• Ihr habt Informationspflichten (z. B. zu AGBs, Preisen, Zahlungsweise).
• Ihr braucht eine Insolvenzabsicherung (außer bei max. zwei Freizeiten pro Jahr ohne Gewinnabsicht).
• Ihr seid verpflichtet, das einzuhalten, was in der Ausschreibung steht.

Mehr dazu findest du unter Punkt 7 »Versicherung & Haftung«.

Wer haftet – wenn etwas passiert?

In der Regel haftest du nicht persönlich, sondern dein Träger, solange du nicht grob fahrlässig handelst.

Aber:

• Wenn du eine ungeeignete oder überforderte Person als Leitung einsetzt, kann das dem Träger als »Auswahlverschulden« ausgelegt werden.
• Wenn Aufsichtspflichten verletzt werden (z. B. Teilnehmer im Dunkeln im See schwimmen lassen, während alle Mitarbeiter am Lagerfeuer sitzen) haftest du mitunter direkt.

Wie am Klettersteig, so gilt auch in der Freizeit: Sicherung rettet Leben.

Ein starkes Sicherungssystem bedeutet:

• Klare Zuständigkeiten und Rollen
• Verlässliche Absprachen im Team
• Verinnerlichte Schutzmaßnahmen
• Gute Schulung und Kommunikation

Verantwortung bedeutet nicht, dass du alles allein tragen musst, sondern dass du dafür sorgst, dass es getragen wird.

Deine Packliste auf einen Blick

Du kannst geistlich ausgerichtet sein und trotzdem stolpern, wenn du auf dem Weg nicht gut ausgerüstet bist. Denn selbst mit bestem Kompass brauchst du festes Schuhwerk, Wasser, Orientierung, Karte, Notfallset. Und genau das ist auch bei der Freizeitplanung entscheidend. Deine Ausrüstung ist alles, was dich organisatorisch handlungsfähig macht.

Eine gute Packliste für deine Planung:

1. Ausschreibung & Anmeldung – deine Karte 🗺️. Sie zeigt, wer mit darf, welche Route ihr geht und unter welchen Bedingungen. Klare Kommunikation schützt vor Missverständnissen bei Erziehungsberechtigten, Teilnehmern und Trägern.
2. Dein Team – deine Buddies 🥾. Wer läuft mit dir? Wer trägt welchen Teil der Ausrüstung, also wer übernimmt welche Aufgaben? Wie bereitest du dein Team geistlich, fachlich und rechtlich vor?
3. Schutzkonzept & Prävention – Helm und Schutzkleidung 🪖: Was kann unterwegs passieren? Wo sind Risiken? Was habt ihr geplant, damit alle sicher sind? Was ist mit Nähe und Distanz?
4. Notfallmanagement – dein Erste-Hilfe-Set 🆘: Wer informiert wen im Notfall? Wo trefft ihr euch, wenn Chaos ausbricht? Was ist der Ablauf bei Verletzungen, Vermissten oder Gefahr? Der Plan gibt dir Sicherheit, auch wenn du ihn hoffentlich nie brauchst.
5. Hygiene & Infektionsschutz – dein Trinkwasserfilter 💧: Worauf ist bei der Küchenhygiene zu achten? Wie reagiert ihr, wenn Krankheit ausbricht? Prävention schützt die Gruppe und entlastet dein Team.
6. Aufsichtspflicht & Datenschutz – dein Funkgerät und Zahlenschloss 🔐: Was darfst du sammeln, speichern, teilen und was eben nicht? Wie schützt du sensible Informationen? Und wie lebst du die Aufsichtspflicht rechtssicher und verantwortungsvoll?
7. Versicherung & Haftung – deine Rettungsdecke 🛡️: Meist unauffällig im Rucksack, aber lebenswichtig, wenn es brenzlig wird. Kläre vorher, was abgedeckt ist (Gemeinde, Träger, Zusatzversicherung?), damit du im Ernstfall nicht allein dastehst.
8. Programm – dein Wegabschnitt ⛰️: Wie erleben die Teilnehmer die Freizeit? Was sollen sie geistlich, emotional und beziehungsbezogen mitnehmen? Wie schafft ihr Raum für Begegnung mit Gott, mit sich selbst, mit anderen?

Soweit die Packliste, aber was steckt genau dahinter? Denn eine gute Bergtour lebt nicht davon, dass du alles im Rucksack hast, sondern dass du weißt, wann du was brauchst. Manches brauchst du sofort. Anderes erst auf halber Strecke. Und manches hoffentlich gar nicht, aber es rettet dich, dein Team und die Teilnehmer, wenn es drauf ankommt.

Deine Ausrüstung im Detail

Deshalb schauen wir uns jetzt jeden Ausrüstungsgegenstand einzeln genauer an, als praktische Hilfe, um dich handlungsfähiger zu machen. Denn Verantwortung beginnt nicht erst auf der Freizeit, sondern in deiner Vorbereitung.

1. Ausschreibung & Anmeldung – deine Karte 🗺️
Die Ausschreibung ist wie die Einladung zu deiner Freizeit (deiner Tour), muss aber auch verständlich, rechtlich korrekt und vollständig sein. Und das Anmeldeformular ist der Vertrag mit Erziehungsberechtigten und Teilnehmern.

Was gehört in die Ausschreibung?

• Wo geht’s hin? Wann? Und für wen ist diese Freizeit gedacht?
• Was erwartet die Teilnehmer (in groben Zügen: z. B. Sport, Natur, Kreatives, Glaube, Action)?
• Kosten (inkl. Zahlungsweise, Storno-Regelung, Fördermöglichkeiten)
• Infos zu Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Leitungsteam
• Versicherungshinweis (was ist durch Träger/Gemeinde abgesichert?)

Was gehört ins Anmeldeformular?

• Vollständige Daten der Teilnehmer und Sorgeberechtigten
• Medizinische Angaben (Allergien, Medikamente, Notfallkontakte etc.)
• Einverständnisse, z. B. Foto-/Videoerlaubnis, Schwimmen, Ausflüge
• Datenschutzhinweis gemäß DSGVO
• Hinweise zur verbindlichen Anmeldung, Fristen und Kontaktmöglichkeiten

2. Team & Betreuung – deine Buddies 🥾
Es ist nicht sehr ratsam, allein auf Tour zu gehen. Dein Team ist entscheidend für das inhaltliche, geistliche und organisatorische Gelingen der Freizeit. Dein Team trägt die Freizeit mit dir. Je nach Alter und Gruppengröße brauchst du ausreichend Leute und die richtigen Leute.

Worauf musst du achten?

• Wie viele Mitarbeiter brauchst du bei dieser Gruppenzusammensetzung? Orientierungshilfe für einen Betreuungsschlüssel findest du z.B. hier (S. 6).
• Schätze realistisch ein, ob besondere Herausforderungen dazukommen: Inklusion? Größe des Geländes? Besondere Aktionen (Klettern, Schwimmen etc.)?
• Alle Mitarbeiter ab 14 Jahren müssen ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis vorlegen.
• Mindestens eine Person mit gültigem Erste-Hilfe-Kurs ist Pflicht. Grundkenntnisse im Krisenfall gehören auch zur Vorbereitung.

Wie bereitest du dein Team vor?

• Klärt Aufgaben im Vorfeld: Wer ist wann »on duty«? Wer macht Nachtwache? Wer kocht, wer moderiert, wer ist Ansprechperson im Krisenfall?
• Verbringt Teamzeit vor der Freizeit, z. B. bei einem Teamwochenende. Dort entsteht Vertrauen, geistliche Ausrichtung und Klarheit.

3. Schutzkonzept & Prävention – Helm und Schutzkleidung 🪖
Worauf kommt es an, wenn der Weg schmal wird, das Gelände unübersichtlich ist und du mit einer Gruppe unterwegs bist, die dir vertraut?

Kinder und Jugendliche haben ein Recht auf Schutz, vor allem in Räumen, in denen sie Nähe erleben, sich öffnen und geistlich wachsen. Dein Schutzkonzept ist nicht einfach ein Dokument. Es ist euer Sicherheitsrahmen, der Vertrauen schafft und euch als Team Orientierung gibt.

Was gehört dazu?

• Nähe & Distanz: Klare Regeln im Umgang mit Körperkontakt, Rückzugsräumen, Schlafsituationen, Begleitung bei Krankheit oder Verletzung. Was ist okay? Was nicht? Wie schaffen wir einen respektvollen Umgang?
• Beteiligung: Wo und wie können Teilnehmer mitreden und mitgestalten, z. B. bei Regeln, Freizeitgestaltung, Essenszeiten?
• Beschwerdemechanismen: Wer ist für Kinder und Jugendliche ansprechbar, wenn etwas nicht passt? Gibt es niedrigschwellige Wege, sich zu äußern und gehört zu werden? Gibt es eine Vertrauensperson oder externen Kontakt?
• Medien- und Handynutzung: Wie regelt ihr Handys, Internet, Fotos, Musik? Welche Zeiten sind bewusst handyfrei? Gibt es Räume, in denen keine Aufnahmen gemacht werden dürfen (z. B. Schlafräume)? Wie schützt ihr die Privatsphäre, besonders bei jüngeren Teilnehmern?
• Präventionsschulung: Alle Mitarbeiter sollten wissen, was Grenzverletzungen sind, wie sie handeln müssen und wo sie Hilfe bekommen.
• Abläufe im Verdachtsfall: Was tun bei Vermutung von (sexualisierter) Gewalt? An wen wendet ihr euch? Wer entscheidet über das weitere Vorgehen?

4. Notfallmanagement – dein Erste-Hilfe-Set 🆘
Unfälle, Krankheiten oder Krisen sind wie plötzliche Wetterumschwünge am Berg. Sie sind unvorhersehbar und manchmal gefährlich, aber gut zu bewältigen, wenn du weißt, was zu tun ist.

Was gehört dazu?

• Erste-Hilfe-Person: Wer hat eine aktuelle Erste-Hilfe-Ausbildung und ist jederzeit erreichbar?
• Medikamentenvergabe: Wer übernimmt die Vergabe und liegen alle schriftlichen Einverständnisse vor?
• Erste-Hilfe-Set: Wer sorgt dafür, dass er vollständig ist, vollständig bleibt und immer dabei ist?
• Individuelle Notfallpläne: Gibt es klare Abläufe für Teilnehmer mit Asthma, Allergien oder chronischen Erkrankungen? Gibt es klare Abläufe für Evakuierungen oder bei Gefahr von außen?
• Standortcheck: Kennt ihr den Weg zur nächsten Arztpraxis oder Klinik? Ist ein Auto verfügbar? Was ihr bei einem Not- oder Unfall immer machen könnt: Notruf setzen.
• Meldekette: Wer ruft die Erziehungsberechtigten an, wenn etwas passiert? Was sagt ihr wann und wer informiert ggf. die Leitung oder den Träger?

5. Hygiene & Infektionsschutz – dein Trinkwasserfilter 💧
Auf einer langen Tour ist sauberes Wasser überlebenswichtig, genau wie gute Hygiene während der Freizeit. Sauberkeit ist kein Extra, sondern aktiver Gesundheitsschutz. Gerade bei großen Gruppen, engem Raum, Zelten oder Selbstversorgung ist Vorsorge entscheidend.

Was gehört dazu?

• Verantwortlichkeiten klären: Wer sorgt für Küchenhygiene, Müllentsorgung, Toilettenreinigung?
• Krankheitsfälle: Wie reagiert ihr auf Fieber, Durchfall, Erkältung, Läuse, Magen-Darm-Viren? Gibt es klare Abläufe?
• Händehygiene & Essensausgabe: Gibt es feste Regeln? Funktionieren sie auch bei 30 hungrigen Teilnehmern im Regen?
• Alle mitnehmen: Wissen Teilnehmer und Mitarbeiter, wie Hygiene funktioniert und warum sie wichtig ist?
• Schulungen & Belehrungen: Muss jemand nach dem Infektionsschutzgesetz geschult sein (z. B. bei Selbstverpflegung)?

6. Aufsichtspflicht & Datenschutz – dein Funkgerät und Zahlenschloss 🔐 Du bist nicht überall gleichzeitig, aber du bist verantwortlich. Deshalb braucht es klare Zuständigkeiten und Absprachen im Team und eine Wachsamkeit, die nicht übergriffig, aber präsent ist.

Was gehört dazu?

• Wer ist wann »on duty«? Wer übernimmt Nachtwachen, Badeaufsicht, Ausflugsbegleitung?
• Was tun, wenn sich ein Teilnehmer rauszieht oder orientierungslos wirkt?
• Gibt es bei jüngeren Teilnehmern klare Treffpunkte, Regeln für »allein unterwegs sein«?
• Wie geht ihr mit Grenzüberschreitungen unter Teilnehmern um?
• Wie verarbeitet ihr Daten und wer hat Zugriff darauf, besonders bei Gesundheitsdaten? Wie stellt ihr sicher, dass während der Freizeit die verantwortlichen Personen Zugriff auf wichtige Daten haben, sie gleichzeitig aber sicher verwahrt sind?

7. Versicherung & Haftung – deine Rettungsdecke 🛡️

Wie die Rettungsdecke im Rucksack, die jemandem das Überleben sichert, wenn es brenzlig wird, so ist es auch mit der Absicherung.

Was gehört dazu?

• Veranstalterhaftpflicht: Falls durch eure Planung, Ausstattung oder Betreuung Schäden entstehen.
• Gruppenunfallversicherung (optional): Deckt Verletzungen von Teilnehmern oder Teammitgliedern.
• Reiserücktritt- & Auslandskrankenversicherung: Ist besonders bei Reisen ins Ausland oder höheren Teilnahmebeiträgen sinnvoll.
• Insolvenzversicherung: diese ist Pflicht, wenn euer Träger (ob Gemeinde oder Verein) Gewinnabsicht hat oder mehr als zwei Freizeiten pro Jahr anbietet (§651a BGB).

8. Programm – dein Wegabschnitt ⛰️
Dein Programm ist mehr als eine Aneinanderreihung von Aktivitäten, Workshops oder Inputs. Es ist der Weg, den ihr gemeinsam geht, Etappe für Etappe. Es ist das, was die Teilnehmer erleben, woran sie sich erinnern, und was Jesus Raum gibt, was zu bewegen. Gutes Programm ist nicht laut oder spektakulär.

Was brauchst du dafür?

• Einen roten Faden: Was soll geistlich passieren? Was ist das Herzstück dieser Freizeit? Was hat Gott für diese Teilnehmer, für diese Mitarbeiter, für diese Zeit auf dem Herzen?
• Rhythmus und Balance: Stell dir einen Berg vor, den ihr gemeinsam besteigt. Wie bereitest du die Gruppe auf den Aufstieg vor? Welche Pausen braucht es unterwegs? Wie feiert ihr den Gipfel und wie gelingt euch ein guter Abstieg mit einem Fest am Lagerfeuer im Tal? Wie schaffst du eine gute Balance zwischen Tiefgang und Spaß, Action und Stille, Struktur und Freiheit?
• Gepäck: Was unterstützt die Botschaft, die ihr gemeinsam lebt? Wo helfen Andachten, kreative Elemente, Spiele, Aktionen, um das Thema erlebbar zu machen?
• Verantwortung teilen: Wer trägt geistlich mit? Wer gestaltet? Wer betet mit? Wie kannst du vielleicht deine Gemeinde, deinen Jugendverband oder Eltern und Freunde mit reinnehmen, die regelmäßig für euch beten?

Dein Programm muss nicht perfekt sein. Aber es sollte das widerspiegeln, was du glaubst und wofür du betest. Und manchmal wirkt gerade das, was nicht im Ablaufplan stand.

Reflektiere regelmäßig gemeinsam mit dem Team:

• Was sollen die Teilnehmer am Ende mitnehmen, geistlich, emotional, beziehungsbezogen?
• Welche Gespräche wollen wir ermöglichen?
• Welche Begegnungen wollen wir ermutigen?

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