Plane ein Treffen

Versuche, dein Treffen mindestens einen Monat vor Beginn deines Schuljahres zu planen. Wenn dein Dienstjahr aber bereits läuft, dann plane dein Treffen einfach so schnell wie möglich!

Lade die richtigen Personen ein

Überlege dir, welche Personen du zu diesem Treffen einladen möchtest: deine Mitarbeiter, andere Leiter aus der Kinder- und Jugendarbeit, oder sogar deinen leitenden Pastor. Lade Menschen ein, die etwas von Strategie, Arbeit und den Kindern und Jugendlichen verstehen, die du leitest. Mach das nicht alleine!

Toolbox für die Jahresplanung und Strategie in der Kinder- und Jugendarbeit

Was diese Toolbox bereithält:
✅ Die 7 Bereiche deiner Arbeit, die eine Jahresstrategie erfordern.
✅ Wie du ein jährliches Planungstreffen für deine Kinder- und Jugendarbeit leitest.
✅ Wie du ein ganzes Dienstjahr für die Jugend- und Kinderarbeit planst.
✅ Vorlagen und Hilfsmittel

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Mache einen Plan

Um sicherzustellen, dass du keine Zeit verschwendest, solltest du dir im Voraus einen Plan zurechtlegen. Die Frage »Was wollt ihr dieses Jahr machen?« reicht nicht aus, um einen Plan zu erstellen. Wir schlagen stattdessen vor, dass du die Bereiche identifizierst, für die deine Gemeinde eine Jahresstrategie braucht. Ihr wisst bereits, dass eure Gemeinde eine Strategie für die Jahresplanung braucht (darum geht es bei diesem Treffen), aber hier sind die anderen sechs Bereiche, für die eine Strategie essenziell ist:

  1. Jüngerschaft: Wie willst du in diesem Jahr Kindern oder Jugendlichen strategisch helfen, geistlich zu wachsen?
  2. Themenplanung: Wie, wann und in welcher Reihenfolge wirst du den Kindern und Jugendlichen vermitteln, was für sie wichtig ist?
  3. Wochenprogramm: Wie wirst du in diesem Jahr dafür sorgen, dass dein wöchentliches Programm abwechslungsreich und attraktiv ist?
  4. Veranstaltungen: Wie wirst du in diesem Jahr besondere Veranstaltungen nutzen, um in Kinder und Jugendliche zu investieren?
  5. Mitarbeiterförderung: Wie wirst du in diesem Jahr Mitarbeiter rekrutieren, schulen und in dein Team investieren?
  6. Elternarbeit: Wie wirst du in diesem Jahr Eltern ansprechen, mit ihnen in Kontakt treten und ihnen helfen?

Stell dir vor, was du in diesem Jahr bewirken kannst, wenn du strategisch einen Jahreskalender für alle sechs Bereiche entwickelst! Damit hilfst du nicht nur deiner Gruppe zu wachsen, sondern auch deiner gesamten Gemeinde. Sobald du einen Plan hast, ist es an der Zeit, an die Logistik zu denken.

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Bereite deine Gemeindeleitung vor

Das jährliche Planungstreffen soll interaktiv und ansprechend sein! Um das zu erreichen, empfehlen wir euch, gemeinsam eine Übersicht zu erstellen, die euch hilft, alles zu visualisieren, was ihr im Laufe des Jahres vorhabt.

Wir verwenden für unsere Jahresplanung gerne große farbcodierte Storyboards, und zwar aus mehreren Gründen. Erstens ist es einfach, das ganze Jahr auf einen Blick zu sehen. Zweitens ist es einfach, Dinge zu verschieben, wenn du sie einmal auf dem Board platziert hast. Und drittens ist es eine echte Möglichkeit, deine gesamte Arbeitsstrategie visuell darzustellen – nicht nur deinen Kalender.

Beginne damit, den Farbcode für deine Kalenderkarten festzulegen. Unser Farbcode sieht folgendermaßen aus:

  • Jüngerschaft: orange
  • Themenplanung: rot
  • Wochenprogramm: gelb
  • Veranstaltungen: grün
  • Mitarbeiterförderung: blau
  • Elternarbeit: rosa

Du solltest auch einige leere weiße Karten für Kopfzeilen oder ungeplante Ergänzungen deines Kalenders bereithalten.

Erstelle deinen Kalender

Lege zwölf weiße Karten oben auf die Tafel (eine für jeden Monat des Jahres) und beschrifte sie, beginnend mit dem Beginn des Schuljahres oder dem Monat, der dir am besten gefällt.

Für den Fall, dass du mitten im Treffen eine Erinnerung brauchst, kannst du auch eine Farblegende am oberen Rand der Tafel anbringen, damit du nicht vergisst, welche Farbe zu welcher Kategorie gehört. Platziere kleine Quadrate in jeder Farbe am oberen Rand mit dem Titel der Kategorie, für die die Farben stehen.

Vergiss die Verpflegung nicht

Wenn du willst, dass deine Teilnehmer während des Treffens bei der Sache bleiben, vergiss nicht, sie mit Essen zu versorgen! Und gib ihnen auch Koffein, wenn du schon dabei bist.

Ablauf des Treffens

Wir schlagen vor, dein Treffen (und das Ausfüllen deines Jahreskalenders) in einer ganz bestimmten Reihenfolge zu strukturieren. Bevor du loslegst, stelle sicher, dass alle ihre Kaffeetassen gefüllt haben.

1. Stecke deine Ziele für Jüngerschaft

Beginne dein Treffen, indem du über deine Strategie für Jüngerschaft sprichst. Wenn deine Strategie für Jüngerschaft feststeht, kannst du deine Themen, dein Wochenprogramm und deine Veranstaltungen strategisch so planen, dass sie das Timing deiner Bemühungen in der Jüngerschaft von Jugendlichen ergänzen.

Unterteile dein Jahr in vier Quartale und ordne dann jedem Quartal eine geistliche Gewohnheit zu. Wir haben »Zeit mit anderen verbringen« für den Herbst, »Deine Gaben einsetzen« für den Winter, »Zeit mit Gott verbringen« für den Frühling und »Deine Geschichte erzählen« für den Sommer vorgesehen.

2. Plane deine Themen

Es ist wichtig, dass du jedes Jahr im Voraus die Themen und die Bibelstellen planst, die du behandeln willst. Wenn wir nicht im Voraus planen, laufen wir Gefahr, wichtige Ideen zu verpassen, nur die Themen zu unterrichten, die uns am meisten interessieren, und den Kindern und Jugendlichen kein umfassendes und ganzheitliches Bild von Gott zu vermitteln. Also plane voraus! Das ist wichtig.

Lege zunächst eine Reihe von Themen oder Büchern der Bibel fest, die du behandeln möchtest. Sobald die Teachingserien feststehen, überlege, in welchen Monaten du diese im Jahreskalender einplanen möchtest. Berücksichtige dabei, was in dem Monat sonst noch passiert, sowohl in deiner Gemeinde als auch im Leben deiner Kinder und Jugendlichen. Du wirst viel effektiver sein, wenn du deine Themen auf die Erfahrungen eines Kindes oder Teenagers und auf die Gesamtstrategie deiner Gemeinde abstimmst.

Wenn alles auf dem Board steht, solltet ihr im Team Ideen oder bestimmte Themen für die einzelnen Teachingserien sammeln, die ihr im Laufe des Jahres behandeln möchtet.

3. Lege die Elemente deines wöchentlichen Programms fest

Wenn du anfängst, deine Teachingserien detaillierter auszuarbeiten, möchtest du vielleicht einige interessante wöchentliche Programmelemente (wie besondere Lieder, Aktivitäten oder Erlebnisse) planen, um das Thema des jeweiligen Monats zu vertiefen. Dein jährliches Planungstreffen ist aber wahrscheinlich nicht der beste Ort für zu viele Details. Bei diesem Treffen solltest du dich auf das große Ganze konzentrieren – und dieses große Ganze sieht für die Kinderarbeit anders aus, als für die Jugendarbeit.

Für die Jugendarbeit

Für diesen Teil des Treffens empfehlen wir dir, deine Gruppenspiele für das ganze Jahr zu planen. Das hört sich vielleicht verrückt an, aber wenn du deine Spiele für das ganze Jahr planst, nimmst du dir den Druck, jede Woche ein neues Spiel zu erfinden. Und das spart eine Menge Zeit.

Warum Spiele in der Jugendarbeit wichtig sind
Jugendgruppenspiele sind kein Muss für die Jugendarbeit, aber Spaß zu haben ist es definitiv. Wie du Spiele strategisch einsetzen, Gruppendynamik unterstützen, Beziehungen fördern und das Wichtigste in den Mittelpunkt rücken kannst.

Stell dir das so vor. Wenn das wöchentliche Programm der Jugendlichen für 50 Wochen im Jahr geplant ist, wirst du mindestens 50 Spiele brauchen. Nimm also 50 Karten (gelbe, wenn du unseren Farbcode verwendest), überlege dir 50 Spiele und klebe sie an das Board. Dann sieh sie dir alle auf dem Board an. Wenn sie alle auf dem Board stehen, fallen dir vielleicht Dinge auf wie...

  • Ich weiß nicht, ob dieses Spiel für unsere Gruppe geeignet ist. Wir sollten es gegen etwas anderes austauschen.
  • Dezember ist der Monat der Taschenlampen, also verschieben wir dieses Spiel auf Dezember.
  • Wir haben ein paar Spiele, die Murmeln brauchen. Wenn wir sie für das ____-Spiel im September kaufen, sollten wir sicherstellen, dass wir sie nicht vor dem ____-Spiel im Januar verlieren.
  • Im November haben wir viele chaotische Spiele geplant. Das sollten wir auflockern.

Vielleicht klingt es im ersten Moment albern, aber du kannst viel effizienter sein, wenn du deine Spiele für ein Jahr planst.

Für die Kinderarbeit

Für diesen Teil des Treffens empfehlen wir dir, deine Themen für das ganze Jahr zu planen. Wenn du deine Dekorationsthemen für das ganze Jahr planst, nimmst du dir den Druck, dir jeden Monat ein neues Thema auszudenken. Und das spart eine Menge Zeit. Wenn sie alle auf dem Board stehen, wird dir vielleicht klar...

  • Ich weiß nicht, ob dieses Thema für unsere Gruppe geeignet ist. Tauschen wir es gegen etwas anderes aus.
  • Der Dezember ist ein spezielles kirchenweites Thema, also sollten wir es gegen etwas Einzigartiges für unsere Kirche austauschen.
  • Die Materialien, die wir für den März kaufen, können wir im November wieder verwenden!
  • Wir haben ein paar ziemlich ähnliche Themen hintereinander, also sollten wir eines davon austauschen.

Du kannst viel effizienter sein, wenn du deine monatlichen Themen für ein ganzes Jahr planst.

4. Erstelle einen Fahrplan für deine Veranstaltungen

Wir sind Fans davon, die Strategie für deine Veranstaltungen einfach zu halten. Wenn du weniger Veranstaltungen mit mehr Strategie durchführst, kannst du mehr bewirken. Hier ist unsere Empfehlung für eine einfache Veranstaltungsstrategie: Mach eine Veranstaltung pro Quartal (plus eine Missionserfahrung und ein Sommercamp, wenn du Jugendarbeit machst).

Im Herbst schlagen wir eine Übernachtungsveranstaltung vor, um das Schuljahr zu eröffnen und Kindern und Jugendlichen zu helfen, Beziehungen zu Gleichaltrigen und vor allem zu ihren Kleingruppen aufzubauen. Das passt optimal zu der geistlichen Gewohnheit »Zeit mit anderen verbringen« in unserer Jüngerschaftsstrategie.

Denke im Winter daran, dass Familien um die Feiertage herum beschäftigt und knapp bei Kasse sind, also organisiere eine einfache, lustige und kostenlose Veranstaltung.

Im Frühjahr, wenn du dich auf die spirituelle Gewohnheit »Zeit mit Gott verbringen« konzentrierst, nimm deine Teenager mit auf eine Wochenendfreizeit und konzentriere dich auf die Jüngerschaft und organisiere eine besondere Veranstaltung für Kinder und Eltern, die den Familien hilft, geistlich zusammenzuwachsen, wie z.B. ein Osterevent.

Und im Sommer solltest du daran denken, dass du einen anstrengenden Sommer vor dir hast (und die Familien auch), also veranstalte eine einfache und lustige Veranstaltung, bei der die Kinder oder Teenager das Haus verlassen und gemeinsam Spaß haben. Wenn du in der Jugendarbeit tätig bist, solltest du ein Sommercamp und eine Missionserfahrung im In- oder Ausland organisieren.

5. Setze Ziele für deine Mitarbeiterförderung

Wir sind davon überzeugt, dass es sieben Möglichkeiten gibt, in Mitarbeitende zu investieren, und dass alle sieben in deinem Jahreskalender vertreten sein müssen. Das klingt vielleicht erst einmal überwältigend, aber das muss es nicht sein. Versprochen!

Wenn du dein Jahr der Mitarbeiterförderung planst, musst du Veranstaltungen, wöchentliche Treffen, Kleingruppen, Einzelgespräche, Werkzeuge, Kommunikation und Feiern in Betracht ziehen.

Das Wichtigste ist, dass du eine Strategie hast, um in deine Ehrenamtlichen zu investieren. Du bist nicht nur Leiter der Kinder- und Jugendarbeit. Du bist auch Leiter für deine Ehrenamtlichen und Mitarbeitenden.

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6. Plane die Eltern einzubinden

Du hast es fast geschafft! Der allerletzte Punkt, den du bei deinem jährlichen Planungstreffen besprechen musst, sparen wir Leiter in der Kinder- und Jugendarbeit oft bis zum Schluss auf: wie du die Eltern einbeziehen willst.

Wenn es um Eltern geht, seien wir ehrlich – wir alle könnten sie besser einbinden. Wir sind davon überzeugt, dass der Schlüssel zur effektiven Einbindung und Beteiligung der Eltern in der Planung einer Jahresstrategie liegt, die vier Bereiche umfasst: Veranstaltungen, Gesprächsgruppen, Hilfsmittel und Kommunikation. Schließe dein jährliches Planungstreffen ab, indem du einen Plan für alle vier Bereiche erstellst.

Dazu empfehlen wir bis zu vier Veranstaltungen pro Jahr: einen Tag der offenen Tür, ein Frühstück für Eltern und Kleingruppenleiter, einen Schulstarttag für die Kinderarbeit und ein oder zwei Veranstaltungen für die Jugendarbeit, die Teenager mit ihren Eltern zusammenbringen. Wir empfehlen außerdem zwei Gesprächsgruppen pro Jahr (Gelegenheit, von Eltern zu lernen und wichtige Fragen zu stellen), eine Reihe von strategischen Hilfsmitteln (praktische Ressourcen, die Eltern nutzen können) und monatliche E-Mails (sowie ergänzende Beiträge in den sozialen Medien), um mit den Eltern zu kommunizieren.

Das sind alle unsere Vorschläge, wie du ein jährliches Planungstreffen für deine Jugendarbeit durchführen kannst. Ja, es ist eine Menge zu besprechen. Ja, es könnte den ganzen Tag dauern. Aber dann bist du für das ganze Jahr fertig!

Wenn du ein jährliches Planungstreffen einplanst, anstatt es jeden Monat (oder jede Woche) zu improvisieren, wird Folgendes passieren:

  • Du wirst viel weniger gestresst sein.
  • Du wirst dich nie fragen müssen, was du nächste Woche machst.
  • Deine Freiwilligen, Eltern, Kinder und Jugendlichen werden sich besser um dich kümmern.
  • Dein leitender Pastor wird Dinge sagen wie: »Wir haben den besten Jugendleiter aller Zeiten!« (Wahrscheinlich.)
  • Du kannst gelegentlich ein Nickerchen machen.

Und das Wichtigste:

Wenn du einen Jahresplan hast, um deine Vision, deine Strategie und deine Systeme aufeinander abzustimmen, wirst du eine viel größere Wirkung erzielen.

Also lass uns das gemeinsam angehen. Wir haben einen großen, wichtigen, lebensverändernden Dienst zu tun. Lass uns einen Plan aufstellen, damit dieses Jahr das beste Jahr aller Zeiten wird. Cool? Super.

Welche Merkmale hat eine »gesunde« Jugendarbeit/Beziehungsarbeit?

Lass uns hier wissen, was dir spontan einfällt.

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